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Le Guide Pratique - Les outils de performance au quotidien

guide pratique manager organisations

Apprenez à développer vos outils de performance

Les outils concrets et immédiatement opérationnels sont votre priorité ? Nous vous invitons à découvrir le guide pratique spécial « les outils de performance au quotidien ». Composé de 14 fiches-conseils, classées selon les 4 axes de la dynamique de l’amélioration continue PDCA, ce guide vous accompagnera dans le déploiement des outils de performance au quotidien !

Téléchargez le guide pratique « les outils de performance au quotidien » en version complète.

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Fiche-conseil 1 : Utiliser le PDCA au quotidien

Pour quoi faire ?

  • Traiter les actions du quotidien de bout en bout grâce à une approche logique en faisant le tour des « bonnes questions »
  • Déployer la dynamique d’amélioration continue

Comment faire ?

  • Réserver dans son bureau ou son atelier, un espace pour accueillir le tableau dédié au PDCA
  • Installer le tableau (tableau blanc magnétique de préférence) après l’avoir préparé de la manière suivante et prévoir le matériel associé (feutres - aimants) :
  • Utiliser le tableau dès qu’une prise de décision est envisagée, par exemple à la réunion d’équipe du matin 

Pour aller plus loin, nous vous recommandons les formations :

Fiche-conseil 2 : Utiliser le diagramme de Kano

Pour quoi faire ?

  • Structurer l’identification des besoins des clients et des parties intéressées de l’entreprise ou d’un processus.
  • Distinguer les catégories de besoins pour choisir des objectifs et préparer une réponse adaptée à l’importance accordée par le client.

Comment faire ?

  • Lister l’ensemble des caractéristiques du produit sur lequel porte le travail
  • Installer le tableau (tableau blanc magnétique de préférence) après l’avoir préparé de la manière suivante et prévoir le matériel associé (feutres - aimants) :
    • Obligatoire => une défaillance de cette composante entraine automatiquement une insatisfaction du client – elle n’est pas envisageable
    • Attendue => répondre convenablement aux caractéristiques attendues permet de renforcer la fidélité du client
    • Attractive => il s’agit d’une caractéristique qui va avoir un pouvoir de séduction pour le client...

Fiche-conseil 3 : Identifier les processus clés (approche par le client)

Pour quoi faire ?
  • Identifier les activités de l’entreprise à valeur ajoutée.
  • Concentrer les ressources sur les activités à valeur ajoutée.
Comment faire ?
  1. Identifier les CLIENTS
    • Qui sont les clients de notre entreprise, ceux pour lesquels nous travaillons ?
    • Quels sont nos clients de premier rang (clients directs) mais aussi les clients finaux, impactés par notre produit ?
  2. Identifier les PRODUITS, services, prestations...
    • Que fournit-on à nos clients ? Que doit-on leur fournir (ou ne plus leur fournir) ?
    • Que voient-ils ? Qu’aimerait-on qu’ils voient (ou ne voient pas) ? ...
Pour aller plus loin, nous vous recommandons les formations :

Fiche-conseil 4 : Construire la matrice de contribution de son entité

Pour quoi faire ?

Mettre en évidence et prioriser le niveau de contribution d’une entité aux objectifs stratégiques de l’organisation, pour déterminer les objectifs propres à l’entité.

Comment faire ?
  1. Lister les axes de la stratégie (ou les objectifs selon le niveau de l’entité analysée)
    • Selon les cas : service, processus, équipe, organisation dans sa totalité...
    • Les intégrer dans la matrice de contribution : un axe = 1 colonne.
  2. Lister les activités (ou processus) réalisées au sein de l’entité
    • Les intégrer dans la matrice de contribution : une activité = 1 ligne…
Pour aller plus loin, nous vous recommandons les formations :

Fiche-conseil 5 : Construire un plan de « communication performance »

Pour quoi faire ?

Accompagner la mise en œuvre des orientations choisies, tout en permettant la transformation en actions concrètes des dispositions prévues.

Comment faire ?
  1. Choisir la période couverte par le futur plan de communication (semestriel ou annuel).
  2. Lister les messages à diffuser sur la période.
  3. Pour chaque message, identifier la population cible (possibilité de plusieurs cibles distinctes pour un même message).
  4. Définir les objectifs de la communication = nouveau comportement observable que la cible devra adopter suite au message ...
Pour aller plus loin, nous vous recommandons les formations :

Fiche-conseil 6 : Action de formation ou sensibilisation QSE

Pour quoi faire ?

Utiliser de nouveaux savoirs ou appliquer les nouveaux savoir-faire nécessaires à la réalisation des objectifs.

Comment faire ?
  1. Lister les objectifs pédagogiques (verbes d’action) = ce que le participant devra être capable de faire à l’issue de la formation ou de la sensibilisation (ex : exprimer de mémoire 80% des axes de la Politique QSE, appliquer la procédure n°xx, trier les déchets, mettre en forme un processus...).
  2. Pour chaque thème de la formation, construire une séquence pédagogique adaptée à la cible à laquelle elle est destinée.
    Exemple de trame d’une séquence pédagogique ...
Pour aller plus loin, nous vous recommandons les formations :

Fiche-conseil 7 : Utiliser le brainstorming pour cultiver l’intelligence collective

Pour quoi faire ?

Pour produire le maximum d’idées en un minimum de temps.

Comment faire ?
  1. Commencer par définir clairement le thème de réflexion et le but à atteindre
    • Peser les mots employés pour éviter les contresens qui conduisent à des recherches hors sujet.
    • Noter le thème sur un tableau de papier.
  2. Poser la question au groupe
    • Privilégier la question ouverte, par exemple : quelles sont vos idées pour ...?
    • Pourquoi ...? Comment ...? …
Pour aller plus loin, nous vous recommandons les formations :

Fiche-conseil 8 : Utiliser le QQOQC(C)P

Pour quoi faire ?

Analyser et décrire une situation, de façon systématique et aussi objective que possible.

Comment faire ?

Après avoir défini la situation que l’on chercher à analyser (cadrage), répondre aux questions suivantes (le travail en groupe est recommandé pour une meilleure pertinence des réponses) :

  1. QUI ? Qui est concerné par la situation ? De qui s’agit-il ?
  2. QUOI ? De quoi s’agit-il ? Comment est définie la situation que l’on analyse ? Comment la caractériser ?
  3. OÙ ? Où cela se produit-il ? Quel aspect de l’environnement, de la géographie est à prendre en compte ? ...
Pour aller plus loin, nous vous recommandons les formations :

Fiche-conseil 9 : Analyser grâce au diagramme causes-effet

Aussi appelé diagramme en arête de poisson ou diagramme d’ISHIKAWA.

Pour quoi faire ?

Rechercher et visualiser l’ensemble des causes d’un dysfonctionnement.

Comment faire ?
  1. A partir d’un problème identifié, lister toutes les causes possibles (brainstorming).
  2. Regrouper les causes en 5 grandes catégories : les « 5 M » :
    • Moyens : Les moyens matériels, techniques, les locaux, les machines, les équipements.
    • Main-d’œuvre : Le personnel, les compétences, la motivation.
    • Méthodes : Les gammes, les procédures, les spécifications, les modes d’emploi, les notices, les instructions, les procédés...
Pour aller plus loin, nous vous recommandons les formations :

Fiche-conseil 10 : Réaliser un audit

Pour quoi faire ?

Pour produire le maximum d’idées en un minimum de temps.

  1. Commencer par définir clairement le thème de réflexion et le but à atteindre
    • Peser les mots employés pour éviter les contresens qui conduisent à des recherches hors sujet.
    • Noter le thème sur un tableau de papier.
  2. Poser la question au groupe
    • Privilégier la question ouverte, par exemple : quelles sont vos idées pour ...?
    • Pourquoi ...? Comment ...? …
Pour aller plus loin, nous vous recommandons les formations :

Fiche-conseil 11 : Élaborer un indicateur fiable

Pour quoi faire ?

L’indicateur est destiné à mesurer et suivre les évolutions d’un critère à intervalles définis.

Comment faire ?
  1. Définir le champ de la mesure
    • Sur quoi souhaite-t-on faire porter la mesure ? Quelle activité / processus / service ... ?
  2. Définir les objectifs à atteindre
    • Que cherche-t-on à atteindre ? Quelles cibles ?
  3. Identifier les critères
    • Quels éléments permettent de qualifier / de spécifier la mesure ?
Pour aller plus loin, nous vous recommandons les formations :

Fiche-conseil 12 : Organiser une revue de processus

Pour quoi faire ?
  • Le bilan de la période écoulée.
  • Les décisions d’orientation pour l’avenir.
Comment faire ?

Traditionnellement, la revue de processus est organisée sous la forme d’une réunion

  1. J - 1,5 mois : recueillir les données du processus pour la période étudiée
  2. J - 1 mois : analyser les données, comparer les éléments, rechercher des précisions et des explications auprès des acteurs
  3. J - 1 mois : extraire l’essentiel et construire l’ordre du jour
  4. J- 3 semaines : répartir les thèmes de l’ordre du jour entre les participants et travailler avec chacun sa présentation (fond et forme) ...
Pour aller plus loin, nous vous recommandons les formations :

Fiche-conseil 13 : L’analyse multicritères

Pour quoi faire ?

Accompagner une prise de décision lorsque le choix est à faire parmi différentes options possibles.

Comment faire ?
  1. Lister les différentes options envisagées et les inscrire en ligne dans la matrice de décision.
  2. Sélectionner les critères pertinents à prendre en considération pour la décision.
  3. Inscrire les critères en colonnes.
  4. Attribuer si nécessaire un poids (ou un cœfficient) à chaque critère ...
Pour aller plus loin, nous vous recommandons les formations :

Fiche-conseil 14 : Construire un tableau de bord pour bien décider

Pour quoi faire ?

Disposer des éléments pertinents et fiables pour piloter une activité et prendre les bonnes décisions.

Comment faire ?
  1. Clarifier le périmètre de l’entité sur laquelle portera le tableau de bord
    • Selon le cas : service, processus, équipe, organisation dans sa totalité,...
  2. Identifier les contributions de cette entité à la stratégie de l’organisation
    • Permet de mettre en lumière les objectifs propres à l’entité.
  3. Évaluer le niveau de priorité de chaque objectif en considérant différents critères :
    • Son impact fort / faible sur la stratégie.
    • Son niveau de maitrise actuel…
Pour aller plus loin, nous vous recommandons les formations :