Le Guide Pratique - Les outils de performance au quotidien

Pour quoi faire ?

• Traiter les actions du quotidien de bout en bout grâce à une approche logique en faisant le tour des « bonnes questions »
• Déployer la dynamique d'amélioration continue

Comment faire ?

• Réserver dans son bureau ou son atelier, un espace pour accueillir le tableau dédié au PDCA
• Installer le tableau (tableau blanc magnétique de préférence) après l'avoir préparé de la manière suivante et prévoir le matériel associé (feutres - aimants) :
• Utiliser le tableau dès qu'une prise de décision est envisagée, par exemple à la réunion d'équipe du matin 

Pour aller plus loin, nous vous recommandons les formations :

• Piloter et optimiser les processus
• Responsable Management de la qualité

Pour quoi faire ?

• Structurer l'identification des besoins des clients et des parties intéressées de l'entreprise ou d'un processus.
• Distinguer les catégories de besoins pour choisir des objectifs et préparer une réponse adaptée à l'importance accordée par le client.

Comment faire ?

• Lister l'ensemble des caractéristiques du produit sur lequel porte le travail
• Installer le tableau (tableau blanc magnétique de préférence) après l'avoir préparé de la manière suivante et prévoir le matériel associé (feutres - aimants) :
  • Obligatoire => une défaillance de cette composante entraine automatiquement une insatisfaction du client – elle n'est pas envisageable
  • Attendue => répondre convenablement aux caractéristiques attendues permet de renforcer la fidélité du client
  • Attractive => il s'agit d'une caractéristique qui va avoir un pouvoir de séduction pour le client...

Pour quoi faire ?

• Identifier les activités de l'entreprise à valeur ajoutée.
• Concentrer les ressources sur les activités à valeur ajoutée.

Comment faire ?

1. Identifier les CLIENTS
   • Qui sont les clients de notre entreprise, ceux pour lesquels nous travaillons ?
   • Quels sont nos clients de premier rang (clients directs) mais aussi les clients finaux, impactés par notre produit ?
2. Identifier les PRODUITS, services, prestations...
   • Que fournit-on à nos clients ? Que doit-on leur fournir (ou ne plus leur fournir) ?
   • Que voient-ils ? Qu'aimerait-on qu'ils voient (ou ne voient pas) ? ...

Pour aller plus loin, nous vous recommandons les formations :

• Piloter et optimiser les processus
• Responsable management de la qualité

Pour quoi faire ?

Mettre en évidence et prioriser le niveau de contribution d'une entité aux objectifs stratégiques de l'organisation, pour déterminer les objectifs propres à l'entité.

Comment faire ?

1. Lister les axes de la stratégie (ou les objectifs selon le niveau de l'entité analysée)
   • Selon les cas : service, processus, équipe, organisation dans sa totalité...
   • Les intégrer dans la matrice de contribution : un axe = 1 colonne.
2. Lister les activités (ou processus) réalisées au sein de l'entité
   • Les intégrer dans la matrice de contribution : une activité = 1 ligne…

Pour aller plus loin, nous vous recommandons les formations :

• Construire et piloter son système de management intégré QSE
• Responsable qualité
• Piloter et optimiser les processus

Pour quoi faire ?

Accompagner la mise en œuvre des orientations choisies, tout en permettant la transformation en actions concrètes des dispositions prévues.

Comment faire ?

1. Choisir la période couverte par le futur plan de communication (semestriel ou annuel).
2. Lister les messages à diffuser sur la période.
3. Pour chaque message, identifier la population cible (possibilité de plusieurs cibles distinctes pour un même message).
4. Définir les objectifs de la communication = nouveau comportement observable que la cible devra adopter suite au message ...

Pour aller plus loin, nous vous recommandons les formations :

• Indicateurs et tableaux de bord motivants

Pour quoi faire ?

Utiliser de nouveaux savoirs ou appliquer les nouveaux savoir-faire nécessaires à la réalisation des objectifs.

Comment faire ?

1. Lister les objectifs pédagogiques (verbes d'action) = ce que le participant devra être capable de faire à l'issue de la formation ou de la sensibilisation (ex : exprimer de mémoire 80% des axes de la Politique QSE, appliquer la procédure n°xx, trier les déchets, mettre en forme un processus...).
2. Pour chaque thème de la formation, construire une séquence pédagogique adaptée à la cible à laquelle elle est destinée.
   Exemple de trame d'une séquence pédagogique ...

Pour aller plus loin, nous vous recommandons les formations :

• Animateur correspondant qualité

Pour quoi faire ?

Pour produire le maximum d'idées en un minimum de temps.

Comment faire ?

1. Commencer par définir clairement le thème de réflexion et le but à atteindre
   • Peser les mots employés pour éviter les contresens qui conduisent à des recherches hors sujet.
   • Noter le thème sur un tableau de papier.
2. Poser la question au groupe
   • Privilégier la question ouverte, par exemple : quelles sont vos idées pour ...?
   • Pourquoi ...? Comment ...? …

Pour aller plus loin, nous vous recommandons les formations :

• 8D, méthodologie de résolution de problèmes

Pour quoi faire ?

Analyser et décrire une situation, de façon systématique et aussi objective que possible.

Comment faire ?

Après avoir défini la situation que l'on chercher à analyser (cadrage), répondre aux questions suivantes (le travail en groupe est recommandé pour une meilleure pertinence des réponses) :

1. QUI ? Qui est concerné par la situation ? De qui s'agit-il ?
2. QUOI ? De quoi s'agit-il ? Comment est définie la situation que l'on analyse ? Comment la caractériser ?
3. OÙ ? Où cela se produit-il ? Quel aspect de l'environnement, de la géographie est à prendre en compte ? ...

Pour aller plus loin, nous vous recommandons les formations :

• 8D, méthodologie de résolution de problèmes

Aussi appelé diagramme en arête de poisson ou diagramme d'ISHIKAWA.

Pour quoi faire ?

Rechercher et visualiser l'ensemble des causes d'un dysfonctionnement.

Comment faire ?

1. A partir d'un problème identifié, lister toutes les causes possibles (brainstorming).
2. Regrouper les causes en 5 grandes catégories : les « 5 M » :
   • Moyens : Les moyens matériels, techniques, les locaux, les machines, les équipements.
   • Main-d'œuvre : Le personnel, les compétences, la motivation.
   • Méthodes : Les gammes, les procédures, les spécifications, les modes d'emploi, les notices, les instructions, les procédés...

Pour aller plus loin, nous vous recommandons les formations :

• 8D, méthodologie de résolution de problèmes

Pour quoi faire ?

Pour produire le maximum d'idées en un minimum de temps.

1. Commencer par définir clairement le thème de réflexion et le but à atteindre
   • Peser les mots employés pour éviter les contresens qui conduisent à des recherches hors sujet.
   • Noter le thème sur un tableau de papier.
2. Poser la question au groupe
   • Privilégier la question ouverte, par exemple : quelles sont vos idées pour ...?
   • Pourquoi ...? Comment ...? …

Pour aller plus loin, nous vous recommandons les formations :

• 8D, méthodologie de résolution de problèmes

Pour quoi faire ?

L'indicateur est destiné à mesurer et suivre les évolutions d'un critère à intervalles définis.

Comment faire ?

1. Définir le champ de la mesure
   • Sur quoi souhaite-t-on faire porter la mesure ? Quelle activité / processus / service ... ?
2. Définir les objectifs à atteindre
   • Que cherche-t-on à atteindre ? Quelles cibles ?
3. Identifier les critères
   • Quels éléments permettent de qualifier / de spécifier la mesure ?

Pour aller plus loin, nous vous recommandons les formations :

• Indicateurs et tableaux de bord motivants
• Piloter et optimiser les processus

Pour quoi faire ?

• Le bilan de la période écoulée.
• Les décisions d'orientation pour l'avenir.

Comment faire ?

Traditionnellement, la revue de processus est organisée sous la forme d'une réunion

1. J - 1,5 mois : recueillir les données du processus pour la période étudiée
2. J - 1 mois : analyser les données, comparer les éléments, rechercher des précisions et des explications auprès des acteurs
3. J - 1 mois : extraire l'essentiel et construire l'ordre du jour
4. J- 3 semaines : répartir les thèmes de l'ordre du jour entre les participants et travailler avec chacun sa présentation (fond et forme) ...

Pour aller plus loin, nous vous recommandons les formations :

• Piloter et optimiser les processus

Pour quoi faire ?

Accompagner une prise de décision lorsque le choix est à faire parmi différentes options possibles.

Comment faire ?

1. Lister les différentes options envisagées et les inscrire en ligne dans la matrice de décision.
2. Sélectionner les critères pertinents à prendre en considération pour la décision.
3. Inscrire les critères en colonnes.
4. Attribuer si nécessaire un poids (ou un cœfficient) à chaque critère ...

Pour aller plus loin, nous vous recommandons les formations :

• 8D, méthodologie de résolution de problèmes

Pour quoi faire ?

Disposer des éléments pertinents et fiables pour piloter une activité et prendre les bonnes décisions.

Comment faire ?

1. Clarifier le périmètre de l'entité sur laquelle portera le tableau de bord
   • Selon le cas : service, processus, équipe, organisation dans sa totalité,...
2. Identifier les contributions de cette entité à la stratégie de l'organisation
   • Permet de mettre en lumière les objectifs propres à l'entité.
3. Évaluer le niveau de priorité de chaque objectif en considérant différents critères :
   • Son impact fort / faible sur la stratégie.
   • Son niveau de maitrise actuel…

Pour aller plus loin, nous vous recommandons les formations :

• Indicateurs et tableaux de bord motivants
• Piloter et optimiser les processus
• Piloter les processus pour maitriser les risques
• Construire et piloter son système de management intégré QSE